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Facturation électronique : se préparer dès maintenant

6 juillet 2023

La facturation électronique a une importance croissante pour les entreprises. Découvrez comment vous pouvez vous préparer dès maintenant à cette réforme incontournable.

La réforme de la facturation électronique

•    L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 de la loi de finance 2020 a confirmé le calendrier de généralisation de la facturation électronique.

•    L’article 153 indique que « les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée ».

•    La mise en place du Contrôle des Transactions en Continu (CTC) a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA, d’apporter des gains de productivité grâce à la dématérialisation et de simplifier à terme les obligations déclaratives de TVA.

•    Il rend obligatoire l’échange électronique de factures pour les transactions domestiques entre assujettis à la TVA (e-invoicing B2B [Business-to-Business]) complété par l’obligation de transmission de données complémentaires à l’administration pour les transactions interentreprises non domestiques appelé B2B International, et entre les entreprises et le consommateur final en France appelé B2C (Business-to-Consumer), ainsi qu’avec les données de paiement des transactions. La transmission de ces données est appelée e-reporting.

Le calendrier de la réforme

Le dispositif se déploiera progressivement jusqu’en 2026.

•    Dès le 1er juillet 2024, toute entreprise assujettie à la TVA sera dans l’obligation d’utiliser le dispositif dès lors que le fournisseur sera dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.

•    L’obligation pour les émissions de factures est échelonnée de juillet 2024 à janvier 2026.

Qu’entend-on par facture électronique ?

•    Conformément à l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

•    Une facture scannée, imprimée puis numérisée avant envoi ou générée en PDF ordinaire avec envoi par mail ne sera pas considérée comme facture électronique au sens du dispositif.

•    Une facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique. Elle doit contenir les mentions obligatoires et garantir l’intégrité du contenu (la facture ne doit pas être modifiée), l’authenticité de l’origine (garantir l’identité de l’émetteur) et la lisibilité (le fichier doit être lisible par tous).

•    Conformément au Décret n°22-1299 du 7 octobre 2022, rappel des nouvelles mentions obligatoires devant être présentes sur les factures :

  • Le numéro SIREN (ou SIRET) du client (s’il est établi en France).
  • L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation et de l’adresse du client.
  • La nature de l’opération qui donne lieu à la création de la facture (vente de biens, vente de prestations de service ou opérations mixtes)
  • Mention “Option pour le paiement de la TVA d’après les débits” lorsque l’entreprise assujettie a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits.
  • Le Portail Public de Facturation (PPF), qui centralisera à terme la totalité des transactions de facturation en France, accepte trois formats structurés : UBL (xml), CII (xml) et Factur-X (mixte PDF/A3-xml)

Le dispositif

Les transactions s’effectueront via l’écosystème du portail public de facturation appelé « Schéma en Y » :

•    Pour assurer l’adressage des factures aux bons destinataires, un annuaire des entreprises est centralisé et accessible par le Portail public de facturation (PPF) ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

•    Pour s’assurer de recevoir les factures (obligation au 1er juillet 2024), toutes les entreprises assujetties doivent s’identifier dans l’annuaire.

•    Chaque entreprise devra également choisir au moins une plateforme (PDP ou PPF) avant juillet 2024.

•    Attention, ne pas se précipiter dans le choix d’une plateforme PDP. À ce jour aucune plateforme privée n’est immatriculée. La liste des PDP immatriculées devrait être communiquée dans le courant du dernier trimestre 2023.

•    Il est important d’analyser et d’identifier ses besoins, de s’informer sur le périmètre des prestations proposées par le PPF ou les PDP, et de s’assurer que ces services seront bien en adéquation avec les besoins.

•    Les services du Portail Public de facturation gratuits sont détaillés sur le lien suivant : Services-du-Portail-Public-de-Facturation

•    Dans la situation de flux EDI déjà en place et opérationnels, le dispositif n’impose pas de remettre en cause la solution en place. Certains prestataires de service EDI se positionnent comme candidat PDP, d’autres comme OD. Il faut simplement s’assurer que le prestataire EDI, s’il se positionne comme OD, assurera la connexion avec la plateforme que vous choisirez.

La facturation électronique avec TopSolid’Erp

Topsolid ne se positionne pas comme candidat PDP. Cependant, pour faciliter les transactions de factures au sein de ce nouveau dispositif, un nouveau module « TopSolid’Erp / Facturx » permettra de réceptionner ou d’émettre les factures au format Factur-X qui est l’un des trois formats du socle accepté par le PPF et que les PDP doivent être en mesure de gérer également.

Factur-X est un format de facture électronique basé sur les standards franco-allemands en respect de la norme sémantique européenne EN16931 publiée par le Comité Européen de Normalisation (CEN) en 2017.

Avantage de Factur-X : c’est un format dit « hybride » ou « mixte » qui se compose à la fois du format lisible de la facture (fichier PDF/A3) contenant toutes les données utiles à son traitement, et des données de facture en fichier structuré (xml) permettant aux systèmes d’information de procéder à une intégration automatisée.

Le choix du PPF comme plateforme est possible, néanmoins nous vous conseillons de passer par un OD. La liaison entre « TopSolid’Erp / Facturx » et la solution OD devra être validée par nos services techniques puisque dépendante des outils proposés par le prestataire. Il en est de même pour les connexions PDP. Nous serons en mesure de réaliser des tests de connexion avec certaines PDP lorsque la liste des immatriculations sera diffusée.

Le nouveau module « Facturx » de TopSolid’Erp se positionne comme un « sas » de réception/émission de factures entre la base de données de TopSolid’Erp et la plateforme (OD/PPF - OD/PDP - PDP). Il sera compatible avec les versions 5.12 et 5.16 de TopSolid’Erp.

Le travail de préparation pour les entreprises

•    La transition vers la facture électronique va sans doute engager des changements d’habitudes et des actions à prévoir pour être prêt lorsque vous serez concernés par les obligations du dispositif.

•    Voici quelques conseils sur les actions à mener :

•    Vérifier les informations des fiches tiers clients et fournisseurs (Adresses, SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire, IBAN, …).

•    Vérifier la conformité des factures au regard des informations obligatoires (https://www.economie.gouv.fr/entreprises/ factures-mentions-obligatoires).

•    Vérifier la concordance de votre plan comptable avec les tiers et articles de TopSolid’Erp.

•    Auditer les processus de facturations, achats et ventes et identifier les éventuelles nouvelles pratiques à mettre en place (export, B2C, autoliquidation, factures rectificatives, acomptes, avoirs, …).

•    Ce travail d’audit interne est très important. Il permet d’identifier vos besoins par rapport aux règles des cas d’usages standardisés et orienter sur le choix de la plateforme en fonction des prestations proposées.

•    Consulter votre expert-comptable.

S’informer, rester en veille sur les parutions officielles de l’administration fiscale.

Mise en œuvre

Le coût de la mise en place de Factur-X va varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que vos besoins sur le niveau d’automatisation souhaité, si EDI ou pas, vos ressources disponibles et les prestataires de services que vous choisissez. Par exemple les tarifs des OD et PDP dépendront des fonctionnalités que vous proposeront ces acteurs. Cependant vous pouvez éventuellement recourir au service du PPF qui est gratuit, mais en contrepartie, vous ne bénéficierez que d’un service minimum.

Vous devrez également préparer votre système d’information pour respecter les exigences Factur-X, et il important de sensibiliser et de former votre personnel sur la facturation électronique.

 

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