16 décembre 2011
De nos jours, le système d’information se trouve au cœur des entreprises, aucune activité ne lui échappe. Pour autant, il n'est pas toujours aisé d'en faire communiquer toutes les composantes. De passerelle en interface, c'est parfois l'agilité de l'entreprise qui en pâtit. Un problème auquel SEEB a choisi de répondre en disposant d'un système d'information intégré, de la conception à la réalisation des équipements, en passant par toutes les opérations administratives.
C'est en 1989 que s'opère la rencontre avec Missler Software, au travers de la solution GTL. «Aujourd’hui, nous disposons de l'ensemble des outils logiciels disponibles CAO, PAO, ERP, et nous avons développé des applications spécifiques en interne à partir des solutions de Missler Software » raconte Jean-Christophe Boffet, Ingénieur Commercial Export. C'est d'ailleurs TopSolid qui sert de point d'entrée concernant les données de définitions de pièces. Lorsqu'il s'agit de produits conçus par la société bien sûr, mais également lorsqu’il s'agit de fichiers envoyés par le client en provenance de différentes CAO du marché. « A I’aide de TopSolid, nous ouvrons bien entendu des fichiers issus de Solidworks en natif, et sommes en mesure de modifier le modèle directement dans notre solution de CAO. Nous savons également récupérer les données en provenance des autres outils du marché. Même les fichiers issus de Catia V5 sont exploitables. C'est un point important pour nous, car, dès qu'il y a de l'usinage à réaliser, toute définition de pièce passe par TopSolid» poursuit-il. Cette récupération directe minimise le temps d’exploitation et de reconfiguration des données.
Une piste continue
Ce n'est qu'un aspect de l'intérêt que les utilisateurs trouvent dans la solution intégrée que propose I’éditeur. Pour Bertrand Lajugie, directeur financier de l'entreprise, c’est une filiation ininterrompue des actions qui est ainsi garantie. « Ce qui est primordial, c'est la piste d'audit. Ce que l'on attend d'un système ERP, c'est la présence de liens entre toutes les composantes informatives et, qu’à aucun moment le système ne coupe ces liens. Or, dans de nombreuses solutions, il arrive fréquemment que ces relations soient rompues lors d'un calcul ou d’un traitement », précise-t il. L'idée, c'est que, pour des simplifications de traitement, une commande va générer un besoin et celui-ci des commandes d’approvisionnements externes, divers ordres de fabrication ; va donner lieu a des entrées et sorties de stock… Dans un système qui ne respecte pas les liens, les besoins seront pris en compte les commandes passées…, les clients livrés, sans nécessairement conserver les relations entre ces diverses actions.
« Pour des simplifications et une plus grande rapidité de calcul, beaucoup de systèmes stockent des historiques, coupent le lien et repartent à neuf. Dans de tel cas, il est alors impossible de savoir que tel OF a servi tel BL, que ce BL a servi tel client, tel jour, à telle heure. Le système dont nous disposons ne fait pas ce genre de raccourci, ce qui nous offre une traçabilité quasiment totale des actions productives et administratives » assure le directeur financier.
Bien sûr pour mettre en plate ce genre de démarche, I’outil ne suffit pas. Pour satisfaire de telles exigences, il faut assurer un paramétrage adéquat du système, avoir des flux parfaitement identifiés et faire preuve d’une rigueur de saisie à tous les niveaux. C’est ce schéma exemplaire qu’a mis en place SEEB. « Le résultat que nous avons obtenu est du a I’outil fourni par Missler Software qui le permet, a nos équipes qui jouent le jeu et a notre équipe de suivi, Jean Christophe et Romain Boffet ainsi que Vyrgil Tardy, qui ont œuvré à la mise en place dans I’entreprise » indique Bertrand Lajugie.
Une copie conforme de la réalité
Pour en arriver là, le déploiement de la solution a fait l’objet d’audits dans chacun des services de I’entreprise et d’une analyse fine de I’organisation au travers des actions de production et des flux d’informations. II est indispensable de mettre en phase le fonctionnement « intime » de I’entreprise avec la structure de la base de données. Dans notre métier il n’est pas rare que plusieurs références fassent appel à un stade intermédiaire commun ou que la différenciation entre deux références se fasse à un stade tardif de la gamme. Pour que de tels cas ne pervertissent pas notre suivi de production, nous créons autant de références intermédiaires qu’il y a de dérivations possibles. Ainsi toutes les références concernées disposent d’une nomenclature qui fait apparaître le stade intermédiaire, comme n’ importe quel autre composant. De la sorte, il est fréquent d’avoir dans nos ateliers des OF qui servent un autre niveau d’OF qui, à leur tour, font de même avant de se rattacher à une commande. II nous arrive d’avoir jusqu’à 4 niveaux différents dans notre description, mais en fait, il n’y a pas de limite », explique Jean Christophe Boffet. Cette structuration du système d’information n’est pas le fruit du hasard. Ce sont les contraintes imposées par les commandes de nos clients en termes de structuration de données et les besoins de suivi financier s’y rapportant qui ont présidé à son élaboration. « Au final, il faut que les encours soient connus et que les prix de revient soient justes. » résume-t- il. « Nous avons donc pris la détermination de ces deux valeurs comme un de nos objectifs des le début du déploiement ».
Pas de mauvaise surprise
Dans ce contexte, I’idée d’un devis qui ne serait qu’une approximation de la gamme finale n’est pas acceptable. II n’y a donc pas une offre faite sans qu’un devis détaille soit établi auparavant. Lors de I’établissement du devis, et ce, même pour les grosses nomenclatures c’est I’intégralité de I’arborescence qui est descendue, et en terme de chiffrage, nous allons jusqu’à la gamme exacte sans les commentaires. Ainsi, lors de la transformation de I’offre en commande, la gamme sera I’exact reflet du devis enrichi des informations détaillées de prise de pièces et autres renseignements utiles à la production.
Grâce à cette structuration des informations et au fonctionnement de I’entreprise, il est possible d’analyser très finement les prix de revient et de mesurer les écarts entre les prévisionnels et les réalisés. Plusieurs niveaux d’analyse sont envisageables, avec une approche par commande ou OF pour les besoins commerciaux jusqu’à une approche par opération pour une analyse plus précise des coûts de production. De cette manière, si un écart apparaît entre les prévisions du devis et les constats réalises lors de la production, il pourra être détecté, analysé et traité par une modification du devis. « C’est cette analyse qui nous permet, années après années, d’améliorer la qualité de nos devis, et d’être encore dans la course », conclut Jean Christophe Boffet.
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